这是一个创建于 1393 天前的主题，其中的信息可能已经有所发展或是发生改变。
自己公司遇到的问题，拿来聊聊。
在有限的会议室里面（其实无法评估供给是否真的足够，可能合理搭配是足够的，可能不足够。目前按我自己的经验，已经是勉强够使用的）
最初公司会议室系统可以预订很长一段时间（比如两三周后的），大家似乎都不紧张会议室。
但是随着会议越来越多，会议室管理的团队可以制定规范了。
比如有些会议室只能当天预订，有些可以提前预订，有些需要发邮件，有些在 8 点开始可以预订，有些在 10 点开始预订，有些能定一个小时，有些能定半小时会议室。
我发现规则越多，大家的会议室紧缺感越强烈。
排除写脚本抢会议室这种操作，单从管理、建议、规范之类的，大家有什么好的建议么？
 |
1
lights 2021-01-21 15:08:01 +08:00
不负责任的瞎建议：
- 计算出一个 `会议室数量 = f(公司人数)` 的函数，然后加会议室 - 大会议室（ 10 人）数量少要预定，小会议室（ 4 人）数量给够，但不需要预定 - 甚至可以去楼下喝咖啡开会呀，不一定要在公司里面开会 |
 |
2
kop1989 2021-01-21 15:12:11 +08:00
以下针对你的既定需求（“比如有些会议室只能当天预订，有些可以提前预订，有些需要发邮件，有些在 8 点开始可以预订，有些在 10 点开始预订，有些能定一个小时，有些能定半小时会议室”）提的意见：
1 、统一口径。即统一在一个地方操作预约。如果会议室有等级区别，可以搞分别审批。“有些需要发邮件”这是个什么申请条件？都会议室管理系统了，发邮件做什么？ 2 、统一预订间隔。尽量不搞“有些当天预订、有些提前预订”。如果想达到类似效果可以加大部分会议室无故取消预订的惩罚力度，来杜绝无责“占坑”。 3 、统一会议室时间。比如“半小时”为一节，那么就抽象为了“有的会议室可定一节，有的会议室可定两节”。这样就可以方便管理。 |
 |
4
westoy 2021-01-21 15:15:09 +08:00
配额 + 竞标 /抽签
|
|
5
lights 2021-01-21 15:20:46 +08:00
@gkiwi #3
我的意思是，大会议室资源少，就限制要预定、预约才能使用，可以做一些简单的要求，比如基于人数（小会议室毕竟装不下那么多人嘛） 小会议室资源多，就是纯抢占式的，来了就能用，没有人在里面的就能用，不存在预约和抢占式预约一说，但前提是数量要给够 |
|
6
lights 2021-01-21 15:22:59 +08:00
@gkiwi #3 有紧缺感还是会议室不够用呗，导致能定就定的恶行预定，本质还是会议室不够
假定会议室有一百间，能人手一个，谁还搞这个啊 |
 |
7
gkiwi OP @kop1989 #2
1. 有统一的预订平台。发邮件的比如视频会议室 /培训会议室，这些需要邮件申请增大难度。。 2. 定了取消无惩罚措施，但是定了不签到 /不去（有红外监控），会有惩罚措施 3. 之前都是一个小时作为基础单位的，现在部分会议室开始执行半小时了 |
 |
8
11ssss 2021-01-21 15:24:22 +08:00
这样看来，我上一家公司 500+人，共用貌似十三间会议室的使用方式没有出现过让人焦虑的问题。讲一下我们使用规则吧
1.完全的手工作坊式预定会议室，每间会议室有自己的名字《星球大战》,etc. 门上有一张表格是本周的会议室预定单 2.每个团队需要使用时，提前填写对应的日期 /时间格及使用团队名。 3.大家都会自觉遵守一个预定潜规则：不允许一下订一天或者几天的霸占会议室。（个人觉得除了接待，一般超过两个小时的会议多半会开始胡扯） 4.取消会议及时划掉记录。 5.也有经常会有其他团队过来调换会议室的问题，时间地点都有可能。 |
|
9
gkiwi OP @lights #5 肯定给不够，不做约定的结果就是会有人一天都待在里面。目前发现有人定了单个会议室做自己一个人在里面做好久。。
|
 |
11
Madkill 2021-01-21 15:26:07 +08:00
5 分钟没人，系统自动释放
|
|
12
lights 2021-01-21 15:26:35 +08:00
@gkiwi #9
在会议室里坐好久除开是那种有需要与别人远程语音、视频会议需要有个环境外，其他的情况不是会议室的问题啊，是公司本身的问题，不要抓着会议室不放啊😂 |
|
13
gkiwi OP @11ssss #8 我们这边会议室大都不是按团队使用（除了周会啥的），一般按 topic，经常会出现跨团队的情况，然后就是 topic owner 提前定会议室
|
|
14
gkiwi OP @Madkill #11 目前有这个规范（ 15 分钟）。但是问题是，我要 7 点开会，开会人数十几人，我也不可能干等 15 分钟，来等待一个未知数。
|
|
15
gkiwi OP @lights #12 我也很奇怪，因为同样的大楼，其他几个楼会议室看起来都不太紧张，导致我们偶尔会跑去其他楼开会，这就很麻烦了。
|
 |
18
juded 2021-01-21 16:20:36 +08:00  1
我司规则很简单，先到先得，同时会议室费用定的奇高，成本会 charge 到各个项目 /部门里，年终绩效挂钩。大家预定时时间会很谨慎，不用时取消也很及时。
|
 |
19
wq2016 2021-01-21 17:24:30 +08:00
企业微信，会议室预约，+审批流程。需要的私我，fix1992
|
 |
20
BeautifulSoap 2021-01-21 17:35:27 +08:00
使用会议室大部分时间是为了特定项目，然后现在会议室是 lz 公司的稀缺资源，既然是稀缺资源必定需要用机制进行分配（你看任何问题都能归结到分配问题上）
结局方法之一： 因为使用会议室基本上都是为了对应项目而开会，那么解决办法也很简单： 那么结局会议室不无偿提供使用，想要使用会议室，就需要根据使用的时间，使用对应项目的预算来支付会议室的使用费 所谓你项目总是占用会议室，那就多付出点成本。对公司来说这钱只是在内部流转总量不变。但是对项目来说过度使用会议室会导致项目预算变少 |
 |
21
datocp 2021-01-21 19:24:28 +08:00 via Android
钉钉也有会议室，没什么复杂讲究先来后到具体的哪天哪个时段。。。还要怎么规定。。。
连会议室都要抢。。。 |
 |
22
shareSK 2021-01-21 21:58:04 +08:00
会议室嘛，直接进后台预定管理系统，把某个会议室给强制下线呗。转成部门会议室就完事。
|
 |
23
lloovve 2021-01-21 22:03:54 +08:00 via iPhone
会议券，或者会议点，积分，可以兑换时长，可以交易
|
 |
24
genesislive 2021-01-21 22:51:31 +08:00 via iPhone
按时收费
|
|
25
gkiwi OP 积分 /钱 确实是个思路，这样应该能避免无效会议室使用。
不过我也在想一个问题，类似圣人模式，大家都克制自己的需求，只在必要的时候使用。 |
Select Language